Definisi Virtual Data Room, Manfaat + Penggunaan yang Mudah

Kali ini Wong Cerdas akan membahas mengenai Virtual Data Room. Yuk simak sampai habis!

Melakukan transaksi di dunia maya, harus sedemikian rupa dijaga kerahasiaannya. Apalagi jika transaksi yang dilakukan mengandung dokumen yang rahasia. Pemilihan ruang penyimpanannya tentu harus terjamin keamanannya. Rekomendasi ruang penyimpanan yang bisa digunakan adalah virtual data room.

Mungkin, hanya segelintir orang yang mengerti tentang virtual data room ini. Akan tetapi, bagi yang awam tenang saja. Di sini akan dijelaskan secara rinci tentang ruang penyimpanan ini.

Mengenal Virtual Data Room

Jadi apa sih virtual data room (VDR) itu? Secara sederhana, ini adalah sebuah ruangan yang biasa digunakan untuk transaksi dan juga sebagai tempat menyimpan data secara online. Di dalamya juga bisa untuk menyimpan dokumen rahasia karena sudah terjaminnya keamanan dari room ini.

Fungsi Virtual Data Room

Ini terjadi sebab zaman yang bergerak menuju digitalisasi. Banyak hal konvensional dalam bentuk fisik diubah ke dalam bentuk digital. Salah satu yang diubah adalah ruang yang menyimpan ragam data fisik yang biasanya digunakan untuk melihat serta berbagi dokumen.

Ini sekaligus menjawab tantangan biaya yang seringkali membengkak untuk proses pengawasan ruang data fisik. VDR sangat berguna untuk mengurangi pembengkakan biaya yang digunakan untuk pengawasan serta menjadi alternatif untuk menggunakan ruang yang lebih sedikit dibanding ruang penyimpan data fisik.

Dan VDR hingga saat ini, sudah digunakan oleh banyak industri yang memang membutuhkannya seperti investment banking, litigasi, biotek, tambang & energi, serta beberapa industri lainnya. VDR digunakan untuk audit perusahaan dan digunakan untuk berbagi informasi yang sangat dibutuhkan.

Secara fungsi, lebih mirip penyimpanan awan atau cloud, lah.

Manfaat Menggunakan Virtual Data Room

Secara umum, banyak industri menggunakan VDR untuk melakukan beragam proses transaksi yang terkadang menyangkut beberapa informasi penting dan juga sensitif. Informasi yang demikian, sebisa mungkin jangan sampai tersebar pada khalayak. Jika tersebar, ditakutkan terjadi sesuatu hal yang berdampak negatif pada perusahaan.

Biasanya, transaksi di sini digunakan untuk proses audit yang tentu membutuhkan laporan rahasia yang dibuat oleh suatu perusahaan. Pihak auditor maupun pihak perusahaan, nantinya akan diberi titik akses untuk melihat dokumen yang dibagikan. Kedua pihak ini, nantinya tidak perlu repot mengecek ruang data fisik.

Virtual Data Room
Virtual Data Room

Selain audit, terkadang juga ada negosiasi dalam bisnis. Di dalamnya seringkali terdapat dokumen sensitif yang harus dijaga kerahasiaannya. Dalam bisnis, teknik, isi, dan apa saja yang dilakukan oleh suatu perusahaan, kalau bisa jangan sampai ada yang tahu.

Sebab banyak kompetitor yang mungkin masih berada di bawah level perusahaan terkait akan meniru strategi dengan menggunakan teknik, informasi, dan isi yang ada dalam proses negosiasi. Untuk menjaganya, VDR merupakan pilihan yang tepat sebab pihak pengembang selalu mengoptimalkan keamanan dan kenyamanan dari penggunanya.

Selain industri, pekerjaan individual semacam pengacara, arsitek, regulator, juga bisa menggunakan VDR untuk mengoptimalkan pekerjaannya. Misalkan saja, seorang pengacara itu butuh dokumen yang berisi bukti-bukti yang menjadi pendukung dalam kasus yang sedang dihadapi.

Dokumen ini, tentunya jangan sampai diketahui oleh pihak penuntut. Sebab dalam sidang nanti, pihak penuntut jelas akan membuat dokumen yang merupakan counter dari pihak pembela. Jika ini terjadi, kasus tidak akan bisa dimenangkan. Selain karena kalah data, juga ada banyak data dari penuntut yang lebih rinci dan membuat kans-nya menang dalam suatu kasus sangat besar.

Maka dari itu, sangat penting untuk menjaga kerahasiaan dokumen. Begitu juga jika kamu adalah seorang arsitek yang sedang menjalankan proyek. Biasanya sih, dokumen seorang arsitek itu diletakkan pada VDR agar setiap orang yang ada di lapangan untuk merealisasikan proyek, bisa mengakses secara mudah jika sewaktu-waktu ada perubahan struktural dalam konsep yang dibuat.

Ini tentu menambah efektivitas dari pekerjaan banyak orang. Apalagi, dalam VDR ini memberi batas akses seperti “hanya bisa melihat” namun tidak diperkenankan untuk mengubah, menyalin, membagikan dan juga untuk mencetaknya. Ini bisa diatur jika salah satu pihak transaksi mengizinkannya.

Jadi, data yang kamu miliki akan sangat aman dalam proses transaksi yang dilakukan.

Contoh Penggunaan Virtual Data Room di UNY

Untuk contohnya, ada salah satu Universitas terkemuka di Indonesia yang menggunakannya, yakni Universitas Negeri Yogyakarta. Virtual room UNY menggunakannya sebagai digital library dimana mahasiswanya bisa mengakses buku-buku koleksi perpustakaan secara daring atau online.

Begitu juga kampus atau sekolah yang ada di Indonesia, perlahan-lahan sudah menggunakan virtual data room untuk pembelajarannya.

Itulah definisi beserta kegunaan dari virtual data room yang perlu kamu ketahui. Semoga bermanfaat!

Bagikan:

Tinggalkan komentar