Apakah kamu pernah mendatangi rumah makan, namun sampai di tempat kamu melihat tulisan reservasi? Jia benar, maka reservasi adalah hal yang wajar. Bisa saja terjadi. Biasanya praktik reservasi ini identik dengan reservasi untuk tempat makan, reservasi untuk menonton konser dan sebagainya. Nah, di dalam artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai reservasi.
Daftar isi:
Pengertian Reservasi Adalah … ?
Reservasi adalah kata yang berasal dari bahasa Inggris, reserve yang berarti menyediakan atau menyiapkan tempat sebelum menikmati sesuatu yang dipesan. Sementara berdasarkan KBBI, maka reservasi adalah pembuatan, pemrosesan, cara pemesanan pada tempat penginapan, destinasi wisata, tiket perjalanan, tiket konser dan sebagainya. Secara general memang reservasi sangat erat kaitannya dengan jasa.
Fungsi Reservasi
Sebenarnya untuk fungsi reservasi tidak terlepas dari fungsi dan tugas dari departtementnya itu sendiri. Beberapa fungsi dari kegiatan reservasi diantaranya yakni :
- Menciptakan laporan reservasi.
- Melakukan proses pemesanan tempat.
- Melakukan pencatatan pada waiting list tempat.
- Berkomunikasi secara baik dengan tamu yang datang.
- Dsb.
Jenis Reservasi
Jenis reservasi adalah tipe-tipe aktivitas untuk melakukan reservasi yang terdiri dari :
- Reservasi Secara Offline
Reservasi secara offline merupakan sistem reservasi yang dilakukan secara langsung ke tempat yang dituju. Reservasi Ini bisa dilakukan melalui telepon, fax, email serta walk-in. Kelebihan untuk melakukan reservasi secara offline ini bisa memahami secara langsung kondisi suatu hal yang akan dipesan. Namun kekurangannya adalah reservasi ini kurang praktis, dan cukup menghabiskan waktu.
- Reservasi Secara Online
Reservasi secara online, merupakan reservasi yang mudah dilakukan oleh siapa saja dan dimana saja. Hal ini dilakukan dengan menggunakan koneksi internet. Reservasi secara online dinilai lebih cepat daripada melakukan tindakan reservasi secara offline. Kelebihan lainnya adalah untuk memesan tidak perlu mengantri.
Asal Reservasi
Ada beberapa asal untuk melakukan reservasi adalah sebagaimana berikut :
- Reservasi Agen Perjalanan
Merupakan reservasi yang memang asalnya dari travel agent. Biasanya ini ditujukan kepada orang-orang yang ingin melakukan liburan. Tidak hanya membantu di wilayah pemilihan tempat untuk wisata, namun juga membantu untuk memilihkan hotel maupun penginapan.
- Reservasi dari Pemerintah
Selanjutnya ada reservasi yang asalnya dari pemerintah. Ini berkaitan dengan berbagai kegiatan dan agenda pemerintahan misalnya saja perjalanan dinas.
- Reservasi Perorangan
Adapun untuk yang satu ini, maka tujuan reservasi adalah bebas, tergantung maksud dan keinginan orang/pihak yang melakukan reservasi. Pihak yang melakukan reservasi juga dengan bebas untuk memesan via apa saja, seperti halnya WA, email, telephone.
- Reservasi di Situs
Lebih menunjukan kepada, jalan untuk melakukan reservasi. Reservasi di situs dinilai cukup efektif mengingat untuk melakukan pemesanan disini, maka data yang diberikan akan tersimpan pada sistem dan tidak akan hilang.
- Reservasi Melalui Aplikasi
Selain lewat website, reservasi juga bisa dilakukan melalui aplikasi. Saat ini banyak sekali tersedia aplikasi yang menawarkan sistem reservasi dengan berbagai macam promo yang menarik serta akses yang mudah. Misalnya saja Traveloka, Agoda, Pegi-Pegi, Trivago dan sebagainya.
Tugas Pegawai Reservasi
Sebagai pegawai yang sedang menjalankan pekerjaan, maka tugas reservasi adalah :
- Membantu seluruh pelayanan tamu/pelanggan, misalnya saja tamu hotel, maka petugas harus membantunya secara maksimal.
- Memberikan berbagai penawaran terkait fasilitas dan layanan yang ada kepada pelanggan.
- Jika, menjadi pegawai reservasi tempat penginapan, maka sebelum pelanggan melakukan check in, kamar harus dibersihkan dan dirapikan terlebih dahulu. Siapkan kamar sesuai pesanan, jangan lupa untuk check addition atau pesanan tambahan. Biasanya ini adalah pesanan khusu yang datang atas kemauan pelanggan itu sendiri.
- Melakukan pengawasan terhadap tempat yang dipesan.
Cara Melakukan Reservasi
Adapun cara untuk melakukan reservasi adalah sesuaikan dengan kebutuhan. Sebab setiap kebutuhan memiliki teknik reservasi yang berbeda. Gambarannya untuk melakukan reservasi penginapan akan berbeda dengan saat melakukan reservasi tempat. Misalnya saja kamu ingin melakukan reservasi menginap, maka berikut ini yang harus kamu lakukan.
- Riset terlebih dahulu, hotel untuk tempat menginap yang akan kamu tuju untuk bermalam.
- Cek kebutuhan penginapanmu dan sesuaikan dengan pilihan yang ada. Misalkan kamu menginginkan hotel keluarga dengan dua bedroom, ada wifi, AC dan toiler. Pastikan pula soal budget. Carilah hotel tersebut dengan cara browsing.
- Saat browsing di internet, maka situs akan menampilkan berbagai macam hotel dengan macam metode pembayaran. Jika beruntung kadang kamu bisa mendapatkan harga lebih murah jika memesan melalui aplikasi.
- Setelah menemukan hotel yang dituju, maka selanjutnya kamu tinggal memesan hotel tersebut melalui aplikasi.
- Lengkapi semua data yang diperlukan, dan lakukanlah pembayaran.
Data-Data yang Diperlukan Saat Melakukan Reservasi
Berikut ini ada beberapa data yang diperlukan saat reservasi. Data ini biasanya harus diisi di dalam reservation form, yang terdiri dari :
- Nama lengkap pemesan.
- Nama anggota tamu yang memesan. Jika pemesanan membawa anggota lain, maka harus dituliskan.
- Menuliskan alamat dan nomor telepon.
- Metode pembayaran.
- Pesanan khusus atau pesanan tambahan.
- Jumlah kamar yang dipesan.
- Apakah tamu akan check in secara terlambat atau justru datang lebih awal.
- Tanggal melakukan check in dan check out.
Kategori Reservasi
Ada beberapa kategori reservasi, yang mana meliputi
- Konfirmasi Reservasi
Merupakan konfirmasi reservasi yang bisa diterapkan di tempat penginapan. Biasanya saat melakukan konfirmasi reservasi, maka tamu harus membuktikan bukti sudah melunasi reservasi, tidak harus bukti fisik, bukti digital juga masih berlaku.
- Guaranteed Reservasi
Merupakan pemesanan yang sudah ditanggung oleh pihak pemesan. Pembatalan pemesanan ini berlaku sampai check in time. Namun apabila tamu tidak ada kabar, maka biasanya akan dikenakan no show charge.
- Advanced Reservation
Biasanya ini identic dengan pemesanan kamar yang sudah dibayar dimuka alias bayar di awal. Selanjutnya saat check in tinggal melakukan pelunasan.
- Reservasi dalam Keadaan Waiting List
Merupakan situasi dimana pihak hotel mengkonfirmasi bahwa tidak bisa memberikan jaminan bahwa kamar yang dipilih pemesan bisa disediakan. Maka jika begini, seharusnya pemesan bisa mengambil keputusan untuk mengambil kamar lain atau membatalkan pesanan.
Beda Antara Reservasi dengan Booking
Tahukah kamu meski reservasi dan booking itu kelihatannya sama. Namun sebenarnya kedua hal ini memiliki perbedaan, antara lain sebagai berikut :
- Biasanya booking digunakan untuk pemesanan yang sifatnya lebih umum, bisa diketahui oleh orang lain secara terang-terangan misalnya saja booking event, booking tiket konser, booking tiket menonton film.
- Berbeda dengan reservasi. Biasanya penggunaan reservasi untuk pemesanan secara prive, atau pribadi. Kebanyakan yang terjadi pada reservasi ini diterapkan pada ranah hospitality misalnya pemesanan reservasi tempat penginapan, reservasi untuk tempat honeymoon, reservasi untuk date dinner dan sebagainya.
Demikian inilah pembahasan mengenai reservasi. Semoga apa yang diulas dalam artikel di dalam ini bermanfaat untukmu. Jika ingin melakukan reservasi, sebaiknya perhatikan jam-jam prima supaya mendapatkan peluang promo serta upayakan melakukan pembayaran secara on time, guna menghindari pembatalan reservasi.