Ketika masuk ke dalam sebuah hotel, atau instansi biasanya kamu akan berjumpa dengan seseorang yang menyapa Anda dengan ramah lantas menawarkan sebuah bantuan “Selamat pagi Kak, ada yang bisa kami bantu?” Itu adalah salah satunya. Mereka itulah Front Office, apakah Anda tertarik untuk menjalani profesi yang satu ini? Simak informasi selengkapnya !
Front Office adalah salah-satu pilihan profesi yang bisa kamu pilih sebagai jenjang karir terbaik bagimu jika memiliki ketertarikan di bidang pariwisata dan perhotelan. Adapun syarat dan keterampilan untuk dapat menjadi seorang front office yang harus kamu tahu antara lain sebagai berikut.
Daftar isi:
Syarat Menjadi Seorang Front Office Adalah…
Syarat umum atau general menjadi seorang Front Office adalah harus mempunyai kepribadian yang menyenangkan dengan sikap profesional. Selain itu, mereka juga harus mampu menangani keluhan tamu secara efisien dan memiliki sikap layanan atau pendekatan terbaik kepada setiap pelanggan. Sementara syarat-syarat lain yang harus seorang front office penuhi yaitu :
.1. Harus Memiliki Skill Komunikasi yang Baik
Memiliki skill komunikasi yang baik merupakan syarat utama yang wajib terpenuhi kualifikasinya agar kamu terjun sebagai seorang front office. Sebab posisi pekerjaan ini memiliki peran dan fungsi yang penting sebagai pusat informasi dan koordinasi, misalnya saja pelayanan di hotel maupun perusahaan.
Hal ini penting karena, kemampuan komunikasi yang baik tentu mampu mempengaruhi pelayanan secara tepat sesuai kebutuhan masing-masing tamu baik di hotel ataupun perusahaan. Maka tidak heran para Front Office ini begitu profesional dalam menjalankan perannya.
Sekalipun mereka harus bekerja di waktu malam, namun keramahan dan komunikasi kepada para pelanggan tetap mereka utamakan. Komunikasi dengan baik ini juga mencakup memahami maksud dan tujuan pelanggan, serta menjaga sikap sabar saat menghadapi pelanggan.
2. Menguasai Skill atau Kemampuan Lebih dari Satu Bahasa (Khususnya Bahasa Internasional)
Pada mumnya tugas dari seorang Front Office adalah berkaitan dengan hal yang berhadapan langsung dengan para tamu, sehingga menguasai skill lebih untuk penggunaan bahasa menjadi syarat mutlak bagi mereka.
Ini berlaku mutlak karena dalam membantu atau memperlancar setiap pelayanan tentu memerlukan penggunaan bahasa yang tepat, khususnya bagi tamu asing agar tersampaikan dengan baik. Sehingga tidak heran, ada syarat khusus dari beberapa hotel atau perusahaan yang merekrut Front Office adalah meminta syarat penguasaan bahasa asing, minimal bahasa Inggris.
3. Mampu Menggunakan Teknologi dengan Baik untuk Kebutuhan Informasi
Selanjutnya persyaratan untuk dapat menjadi seorang Front Office adalah mampu menggunakan teknologi dengan baik untuk kebutuhan informasi. Oleh karena itu, sebagai staff yang memiliki tugas di depan, pasti ada tanggung jawab dari seorang Front Office adalah selalu mempunyai peranan fungsi mengolah data dengan tepat. Data-data tersebut seperti melayani reservasi kamar hotel dan mengupdate status ketersediaan ruangan.
Data-data yang berkenaan dengan urusan check-in and check-out pelanggan, pencatatan pembayaran kamar, dan penyusunan daftar tamu juga tidak lepas dari tugas Front Office adalah sesuai dengan realitanya. Mereka semua mengerjakan data-data tersebut sebagai kebutuhan informasi tentu menggunakan perangkat komputer yang mana memudahkan dalam penginputan.
4. Memiliki Interpersonal yang Baik
Interpersonal atau kepribadian termasuk salah-satu syarat yang menjadi lolos atau tidaknya seseorang sebagai staff front office. Penyebab ini dianggap syarat urgensitas Front Office adalah karena mempengaruhi penilaian yang dapat para tamu atau pelanggan simpulkan secara pribadi sehingga berimbas pada value hotel ataupun perusahaan.
Fungsi dan Tugas Utama Front Office
Sementara untuk salah satu fungsi utama Front Office adalah secara fundamental adalah melakukan pelayanan terbaik kepada tamu dan membantu internal kantor. Sebagaimana tugas dari job descriptions dari Front Office adalah yang mana memiliki peranan untuk dapat melakukan pekerjaan-pekerjaan berikut :
1 . Front Office Manager
Pekerjaan dari seorang Front Office manager meliputi proses rekrutmen, penempatan, hingga melatih orang baru di ruang lingkup tugasnya seperti :
- Memastikan semua staff memiliki kemampuan software perusahaan terkait dengan pelayanan tamu atau pelanggan
- Menjaga kedisiplinan staff dengan memberi peringatan dan sanksi bagi mereka yang melanggar sesuai ketentuan dan perjanjian
- Meningkatkan produktivitas dan prestasi staff department front office dalam pelayanan terhadap pelanggan melalui apresiasi bagi yang berprestasi
- Menjaga keharmonisan hubungan kerja antara departemen sales dan marketing mengenai upselling dan penanganan tamu secara khusus (seperti menyambut tamu VIP)
- Menanggapi komplain atau masukan tamu yang tidak dapat terselesaikan oleh staff front office.
2. Assistant Front Office Manager
Job description dari seorang assistant front office manager antara lain :
- Membantu pekerjaan front office meliputi posisi manager, receptionist, telephone operator, hingga concierge
- Membuat schedule jadwal kerja staff
- Membantu operasional di front office dengan relatif
- Mensupervisi tugas receptionist dan concierge
- Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan
3. Head of Reception (Front desk Supervisor)
Head of Reception merupakan bagian dari staff Front Office yang memiliki tugas sebagai berikut
- Menjadi pemimpin pelaksanaan kegiatan seperti menerima tamu dan menjual kamar hingga proses registrasi
- Menyelesaikan permasalahan di bagian front desk
- Memberi tahu dan mengatur tata cara penyambutan tamu khusus, seperti VIP
- Menata aturan penggunaan material administrasi front desk
4. Receptionist
Tugas dari seorang receptionist sebagai staff Front Office adalah mencakup job descriptions berikut ini :
- Melakukan sambutan kepada tamu yang datang di front desk dengan sikap ramah dan sopan
- Melakukan registrasi tamu berdasarkan data
- Menjadwalkan check-In tamu sesuai permintaan.
- Mencatat dan menerima uang deposit pembayaran tamu yang akan menginap sesuai ketentuan
- Mencatat data tamu check-in dalam satu laporan harian
- Menghitung dan bertanggung jawab atas transaksi uang selama bertugas hari di tersebut dalam laporan untuk menyesuaikan kas
Selain itu, job descriptions seorang Front Office adalah berkaitan dengan peranan dalam memonitor dan mengkoordinir kegiatan suatu perusahaan. Peranan tersebut salah-satunya wakil manajemen atau Management Representative yang bertugas menyelesaikan masalah tertentu. Berbeda dengan Service Coordinator yang berperan mengkoordinasikan pelayanan informasi dan kegiatan departemen lain.
Adapun tanggung jawab sebagai information giver di Front Office adalah memiliki kekuasaan untuk memberi keterangan tentang kebutuhan tamu secara jelas dan benar. Melalui penyimpan data (Record Keeper) yang merupakan sumber dan pusat penyimpanan informasi dalam kegiatan-kegiatan sehari-hari perusahaan.
Tugas front office adalah pekerjaan yang berhubungan langsung dengan orang-orang, sehingga memiliki staff-staff bagian khusus dalam profesi tersebut. Contoh lainnya, pada posisi wakil dari hubungan masyarakat atau Public Relations Agent yang berperan secara aktif kepada tamu kantor. Hal ini karena memegang harapan sebagai internal public relations yang memberi citra baik terhadap tamu kantor.
Nah, itulah seputar pembahasan mengenai profesi Front Office adalah kebanyakan menerima dan mengarahkan tamu, mulai dari persyaratan hingga fungsi dan tugas yang menjadi job descriptions!
Yuk ikuti berita informatif lain hanya di wongcerdas.com